Dlaczego zarządy spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych potrzebują D&O?

Zarząd spółdzielnią albo wspólnotą mieszkaniową

Zarządzanie spółdzielnią mieszkaniową albo wspólnotą mieszkaniową często bywa traktowane jako działalność techniczno-administracyjna: remonty, zaliczki, opłaty, przeglądy, uchwały, wybór wykonawców, windykacja, kontakt z mieszkańcami. W praktyce jest to jednak działalność obciążona realną odpowiedzialnością prawną i finansową.

Członkowie zarządu podejmują decyzje dotyczące majątku wielu osób. Zatwierdzają wydatki z funduszu remontowego, podpisują umowy z wykonawcami, nadzorują administratorów, odpowiadają za dokumentację, organizują zebrania, egzekwują opłaty, realizują uchwały i reagują na spory mieszkańców. Każda z tych czynności może po czasie zostać zakwestionowana.

Najczęstsze zarzuty wobec zarządów spółdzielni i wspólnot dotyczą:

źle przeprowadzonego remontu,
wyboru zbyt drogiego albo nierzetelnego wykonawcy,
podpisania umowy bez właściwej uchwały,
braku nadzoru nad administratorem lub zarządcą,
nieudostępnienia dokumentów członkowi spółdzielni lub właścicielowi lokalu,
błędnego rozliczenia kosztów,
nieprawidłowego gospodarowania funduszem remontowym,
naruszenia praw pracowników,
błędów księgowych lub podatkowych,
zaniechania przeglądów technicznych,
szkód wynikających ze złego stanu części wspólnych budynku.

Ubezpieczenie D&O, czyli ubezpieczenie odpowiedzialności z tytułu zarządzania, jest przeznaczone właśnie na takie sytuacje: gdy roszczenie, zarzut albo postępowanie dotyczy osoby zarządzającej organizacją. W materiałach Leadenhall wskazano wprost, że D&O może być skierowane m.in. do spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych, a także do osób pełniących funkcje kierownicze, nadzorcze lub decyzyjne w organizacji.

D&O nie zastępuje OC budynku ani OC zarządcy

To ważne rozróżnienie. Spółdzielnia lub wspólnota mieszkaniowa zwykle powinna mieć klasyczne ubezpieczenie nieruchomości oraz OC z tytułu posiadania lub zarządzania nieruchomością. Taka polisa może chronić przed roszczeniami za szkody rzeczowe lub osobowe, np. zalanie lokalu, poślizgnięcie się na nieodśnieżonym chodniku albo szkodę wyrządzoną przez element budynku.

D&O działa inaczej. Chroni osoby zarządzające przed skutkami roszczeń wynikających z decyzji, błędów, zaniechań lub rzekomych naruszeń obowiązków związanych z pełnioną funkcją.

Przykład:

OC nieruchomości może mieć znaczenie, gdy z dachu spada element elewacji i uszkadza samochód.
D&O może mieć znaczenie, gdy mieszkańcy zarzucają zarządowi, że przez lata ignorował konieczność remontu elewacji, nie zlecił przeglądu, źle wybrał wykonawcę albo podpisał umowę bez właściwej zgody.

W praktyce te polisy nie powinny ze sobą konkurować. Powinny się uzupełniać.

Odpowiedzialność członków zarządu spółdzielni mieszkaniowej

W spółdzielni mieszkaniowej odpowiedzialność członków zarządu ma szczególną podstawę w Prawie spółdzielczym. Zgodnie z art. 58 Prawa spółdzielczego członek zarządu, rady oraz likwidator odpowiada wobec spółdzielni za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem albo postanowieniami statutu, chyba że nie ponosi winy.

To oznacza, że odpowiedzialność może dotyczyć nie tylko działania aktywnego, np. podpisania niekorzystnej umowy, ale również zaniechania: braku kontroli, braku reakcji, braku zgłoszenia sprawy, braku uchwały, braku właściwej procedury lub niedopilnowania obowiązków.

Sąd Najwyższy w sprawie II PSKP 92/21 podkreślił, że odpowiedzialność członków zarządu spółdzielni na podstawie art. 58 Prawa spółdzielczego jest odpowiedzialnością cywilną wynikającą z pełnionej funkcji, a nie zwykłą odpowiedzialnością pracowniczą. SN wskazał również, że odpowiedzialność członków zarządu jako organu zarządzającego obejmuje szerokie spektrum podmiotów, w tym spółdzielnie, oraz może mieć charakter organizacyjny, odszkodowawczy, karny i rachunkowy.

W tej samej sprawie analizowano odpowiedzialność członków zarządu za skutki błędów przy zmianie zakładowych regulacji płacowych. Sąd zwrócił uwagę, że osoba podejmująca się pełnienia funkcji w zarządzie powinna posiadać kwalifikacje do wykonywania powierzonych czynności, w tym także w sprawach pracowniczych.

Wniosek dla zarządów spółdzielni jest prosty: nawet sprawy kadrowe, regulaminowe i organizacyjne mogą stać się źródłem odpowiedzialności finansowej.

Odpowiedzialność zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Wspólnota mieszkaniowa działa na podstawie ustawy o własności lokali. Zgodnie z art. 21 tej ustawy zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a właścicielami lokali.

Jednocześnie zarząd nie może samodzielnie podejmować wszystkich decyzji. Art. 22 ustawy o własności lokali przewiduje, że czynności zwykłego zarządu zarząd podejmuje samodzielnie, natomiast czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu wymagają uchwały właścicieli lokali, która wyraża zgodę na dokonanie czynności i udziela zarządowi pełnomocnictwa.

To ma ogromne znaczenie praktyczne. Jeżeli zarząd wspólnoty podpisze umowę, rozpocznie inwestycję albo zaciągnie zobowiązanie bez wymaganej uchwały, może powstać spór o przekroczenie kompetencji. Nie zawsze oznacza to automatycznie odpowiedzialność osobistą członka zarządu, ale niemal zawsze oznacza ryzyko konfliktu, kosztów prawnych i konieczności obrony podjętej decyzji.

Jakie decyzje zarządu najczęściej rodzą ryzyko?

1. Remonty, modernizacje i wybór wykonawców

Największe emocje we wspólnotach i spółdzielniach budzą zwykle remonty: dachy, elewacje, windy, instalacje, balkony, garaże, termomodernizacja, wymiana pionów, ogrzewanie, fotowoltaika, monitoring.

Ryzyko pojawia się, gdy mieszkańcy zarzucają zarządowi, że:

wybrał wykonawcę bez porównania ofert,
zaakceptował zbyt wysoką cenę,
nie dopilnował gwarancji,
nie nadzorował prac,
nie zareagował na usterki,
podpisał aneks zwiększający wynagrodzenie wykonawcy,
nie uzyskał wymaganej uchwały,
naruszył regulamin przetargowy.

D&O jest ważne, ponieważ nawet jeśli zarząd działał w dobrej wierze, obrona takiej decyzji może wymagać prawnika, opinii technicznej, kosztorysu, biegłego i analizy dokumentacji.

2. Udostępnianie dokumentów

Spółdzielnie mieszkaniowe mają szczególne obowiązki informacyjne wobec członków. Leadenhall w charakterystyce produktu podaje przykład sprawy ze spółdzielni mieszkaniowej, w której prezes zarządu uruchomił polisę w związku z zarzutem nieudostępnienia członkowi spółdzielni kopii umowy z wykonawcą robót ciepłowniczych. Przedmiotem były koszty pomocy prawnej w sprawie o wykroczenie.

3. Zatrudnienie, zwolnienia i regulaminy pracy

Spółdzielnie mieszkaniowe często zatrudniają pracowników administracyjnych, technicznych, księgowych, konserwatorów i gospodarzy domów. Błędy kadrowe mogą prowadzić do roszczeń wobec spółdzielni lub osób zarządzających.

Sąd Najwyższy w sprawie II PSKP 92/21 analizował odpowiedzialność członków zarządu spółdzielni za skutki nieprawidłowości związanych ze zmianami zakładowych źródeł prawa pracy. W uzasadnieniu podkreślono, że wiedza z zakresu prawa pracy należy do podstawowych obowiązków osób zarządzających podmiotem zatrudniającym pracowników.

4. Wynagrodzenia, uchwały i statut

W sprawie X C 2532/15 sąd analizował odpowiedzialność członków organów spółdzielni na podstawie art. 58 Prawa spółdzielczego. Spór dotyczył m.in. wypłacania wynagrodzeń członkom rady nadzorczej bez podstawy w statucie oraz niedopilnowania formalności związanych z rejestracją zmian. Sąd wskazał, że odpowiedzialność z art. 58 obejmuje zarówno działanie, jak i zaniechanie, a odpowiedzialność członka zarządu na tej podstawie jest cywilną odpowiedzialnością odszkodowawczą.

To istotne dla każdej spółdzielni: statut, regulaminy, uchwały i KRS nie są formalnością. To dokumenty, które mogą przesądzić o odpowiedzialności.

5. Przekroczenie pełnomocnictwa

W OWU Leadenhall „czyn bezprawny” obejmuje m.in. błąd, zaniechanie, naruszenie zobowiązań, nadużycie zaufania oraz przekroczenie pełnomocnictwa przez członka kierownictwa w związku z pełnieniem funkcji.

Dla wspólnot mieszkaniowych ma to szczególne znaczenie, bo czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają uchwały właścicieli i pełnomocnictwa. Dla spółdzielni mieszkaniowych podobne ryzyko może wynikać ze statutu, regulaminów, uchwał rady nadzorczej albo wewnętrznych limitów decyzyjnych.

Przykład: zarząd podpisuje umowę na kosztowną modernizację, choć wymagana była uchwała, zgoda rady nadzorczej albo określona procedura wyboru wykonawcy. Nawet jeśli umowa jest gospodarczo uzasadniona, mieszkańcy mogą zarzucić zarządowi przekroczenie kompetencji.

Co daje D&O zarządom spółdzielni i wspólnot?

Najważniejsza korzyść z D&O nie zawsze polega na wypłacie odszkodowania. Bardzo często najważniejsza jest ochrona kosztów obrony.

W praktyce D&O może pomóc, gdy członek zarządu potrzebuje:

adwokata lub radcy prawnego,
opinii podatkowej,
opinii technicznej,
opinii biegłego,
reprezentacji w postępowaniu sądowym,
reprezentacji w postępowaniu wyjaśniającym,
obrony w sprawie o wykroczenie,
wsparcia przy roszczeniu mieszkańca, pracownika lub kontrahenta.

Polisa bezimienna – ważna dla spółdzielni i wspólnot

W spółdzielniach i wspólnotach skład organów może się zmieniać. Członkowie rady nadzorczej kończą kadencję, zarząd może zostać odwołany, administrator może się zmienić, pełnomocnik może otrzymać inne kompetencje.

Dlatego praktycznie istotna jest bezimienna konstrukcja D&O. W materiałach Leadenhall wskazano, że standardem jest forma bezimienna, w której do grupy ubezpieczonych należą automatycznie wszyscy członkowie kierownictwa spełniający definicję z warunków ubezpieczenia. Ochrona może obejmować osoby obecne, nowe i odchodzące z organizacji.

To szczególnie ważne w spółdzielniach mieszkaniowych, gdzie oprócz zarządu istotną rolę pełni rada nadzorcza, pełnomocnicy, główna księgowa i osoby wykonujące realne decyzje zarządcze.

Czy koszt polisy D&O jest przychodem członka zarządu?

To pytanie wymaga ostrożnej odpowiedzi.

Nieprawidłowe jest proste twierdzenie, że składka D&O zawsze jest przychodem członka zarządu. Nieprawidłowe jest również twierdzenie odwrotne: że nigdy nim nie jest.

Obecnie najbezpieczniejsza odpowiedź brzmi:

Jeżeli polisa jest imienna, obejmuje konkretnie wskazane osoby, a składkę można przypisać do konkretnego członka zarządu, organ podatkowy może uznać, że powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia. Jeżeli jednak polisa jest bezimienna, obejmuje szeroki i zmienny krąg osób, składka nie jest przypisana do konkretnej osoby, a ochrona wiąże się z funkcją, a nie z osobą, istnieją mocne argumenty za brakiem przychodu po stronie członków zarządu.

W 2025 r. Dyrektor KIS interpretacja Dyrektora KIS z 4 czerwca 2025 r. (sygn. akt 0114-KDIP3-2.4011.371.2025.2.JK2) wydał korzystną interpretację dotyczącą właśnie spółdzielni mieszkaniowej. Spółdzielnia wykupiła ubezpieczenie OC władz spółdzielni obejmujące członków zarządu, radę nadzorczą, pełnomocnika zarządu i główną księgową. Składka nie była przypisana do konkretnych osób, krąg ubezpieczonych mógł się zmieniać, a polisa obejmowała także osoby byłe i przyszłe. Organ uznał, że opłacenie składki z tytułu takiej bezimiennej umowy nie powoduje powstania przychodu z nieodpłatnych świadczeń po stronie osób objętych ochroną.

Podobny kierunek wynika z orzecznictwa NSA. W wyroku z 9 grudnia 2020 r., II FSK 2186/18, NSA wskazał, że członkowie zarządu oraz rady nadzorczej, dla których spółka nabyła bezimienne ubezpieczenie OC, nie uzyskują z tego tytułu przychodu podlegającego PIT.

Warto też odnotować stanowisko przywoływane w publikacji „Wspólnoty”, zgodnie z którym w przypadku polisy bezimiennej, funkcjonalnej i obejmującej zmienny krąg osób, nie jest możliwe przyporządkowanie składki do konkretnego ubezpieczonego w dacie zawarcia umowy.

Jednocześnie należy pamiętać, że organy podatkowe i sądy odróżniają problem PIT u członka zarządu od problemu kosztów podatkowych po stronie podmiotu. W wyroku NSA z 23 lipca 2025 r., II FSK 1402/22, wskazano, że składki na polisy OC zarządu i księgowych nie stanowią kosztu uzyskania przychodu spółki, ponieważ są związane z odpowiedzialnością osób fizycznych, a nie bezpośrednio z działalnością spółki.

To są dwa różne pytania:

Czy składka jest przychodem członka zarządu?
Przy polisie bezimiennej, funkcjonalnej i nieprzypisanej do osoby – coraz częściej można bronić stanowiska, że nie.
Czy składka jest kosztem podatkowym spółdzielni lub spółki?
Tu ryzyko negatywnego stanowiska jest większe, zwłaszcza po wyroku NSA z 2025 r.

Ostateczna decyzja zależeć może od wielu szczegółów, stąd rekomendowany jest tutaj kontakt z Doradcą Podatkowym, albo indywidualna decyzja KAS

Najczęstsze błędy zarządów spółdzielni i wspólnot w kontekście D&O

Brak dokumentowania decyzji

Największym błędem jest brak śladu decyzyjnego. Zarząd powinien dokumentować, dlaczego wybrał danego wykonawcę, dlaczego zaakceptował określoną cenę, jakie oferty porównano, jakie były ryzyka i kto rekomendował dane rozwiązanie.

Podpisywanie umów bez właściwej uchwały

We wspólnotach mieszkaniowych czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają uchwały właścicieli i pełnomocnictwa. W spółdzielniach podobne ograniczenia mogą wynikać ze statutu, regulaminu albo uchwał rady nadzorczej. Brak właściwej podstawy może prowadzić do zarzutu przekroczenia kompetencji.

Niedostateczny nadzór nad administratorem lub zarządcą

Zarząd często zakłada, że skoro wspólnota lub spółdzielnia ma administratora, to odpowiedzialność przechodzi na niego. To nie zawsze prawda. Administrator wykonuje określone czynności, ale zarząd nadal powinien nadzorować kluczowe sprawy.

Brak reakcji na zgłoszenia mieszkańców

Zalania, uszkodzenia, pęknięcia, przecieki, awarie instalacji i zagrożenia bezpieczeństwa powinny być dokumentowane. Brak reakcji może zostać potraktowany jako zaniechanie.

Nieudostępnianie dokumentów

W spółdzielniach mieszkaniowych konflikty o dostęp do dokumentów są częste. Mogą prowadzić nie tylko do sporów cywilnych, ale również do spraw o wykroczenie.

Niska suma ubezpieczenia

W D&O limit odpowiedzialności może być wspólny dla wielu osób, roszczeń i kosztów. Jeżeli w sporze występuje kilku członków zarządu, rada nadzorcza i sama organizacja, koszty obrony mogą szybko wykorzystać istotną część sumy ubezpieczenia.

Samodzielne uznanie roszczenia

Członek zarządu nie powinien samodzielnie obiecywać zapłaty, uznawać odpowiedzialności albo zawierać ugody bez sprawdzenia procedur z polisy. W wielu OWU wymagana jest uprzednia zgoda ubezpieczyciela na określone działania.

Argumenty za posiadaniem polisy D&O dla zarządów spółdzielni i wspólnot

D&O dla zarządu spółdzielni albo wspólnoty mieszkaniowej nie powinno być przedstawiane jako „luksusowa polisa dla dużych spółek”. To praktyczne narzędzie ochrony osób, które podejmują decyzje dotyczące wspólnego majątku mieszkańców.

Najważniejsze argumenty:

Zarząd działa pod presją mieszkańców.
Konflikty we wspólnotach i spółdzielniach często są osobiste, emocjonalne i wieloletnie.
Roszczenie może wynikać z drobnej sprawy.
Nie zawsze chodzi o wielką inwestycję. Czasami wystarczy spór o dokumenty, uchwałę, remont lub kosztorys.
Koszty obrony pojawiają się od razu.
Nawet jeżeli zarząd ostatecznie wygra, wcześniej musi zapłacić za prawnika, opinie i reprezentację.
D&O pomaga pozyskać i utrzymać odpowiedzialnych członków zarządu.
Coraz trudniej znaleźć osoby gotowe pełnić funkcje we wspólnocie lub spółdzielni bez zabezpieczenia ich odpowiedzialności. Zresztą, należy sobie zadać pytanie, dlaczego ktoś miałaby pełnić funkcję członka Zarządu, która nie jest jakąś super pracą, a obowiązki i ryzyka są tutaj jak przy każdej działalności gospodarczej dużego czy małego podmiotu, tj. Zarząd odpowiada całym swoim majątkiem za błędy, brak reakcji itp.!
Polisa bezimienna jest szczególnie korzystna organizacyjnie.
Obejmuje funkcje i zmieniający się krąg osób, co dobrze pasuje do kadencyjności organów.

Podsumowanie

D&O nie zwalnia zarządu z obowiązku starannego działania. Daje jednak ochronę wtedy, gdy decyzje zarządu zostaną zakwestionowane i trzeba sfinansować profesjonalną obronę.

Dla spółdzielni i wspólnot szczególnie ważne są cztery elementy: bezimienna konstrukcja polisy, ochrona kosztów obrony, objęcie osób pełniących realne funkcje decyzyjne oraz właściwe uregulowanie kwestii podatkowych. W praktyce dobrze skonstruowana polisa D&O może być jednym z najważniejszych narzędzi ochrony osób, które zgadzają się brać odpowiedzialność za sprawy całej nieruchomości.

Zadzwoń lub zostaw wiadomość to odpowiemy dziś

Zastrzeżenie: Materiał został przygotowany jedynie na podstawie własnej interpretacji zapisów OWU i nie stanowi porównania pełnych ofert ubezpieczycieli lecz jedynie wybranych zapisów OWU. Materiał ma charakter jedynie informacyjny i nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Szczegółowe warunki ubezpieczenia oraz koszty i ryzyka z nim związane, jak również ograniczenia odpowiedzialności ubezpieczyciela są określone w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia

Książek

D&O dla spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych